Projektide juhtimise ja esitlemise baaskoolitus

Tahaksid paremaid teadmisi, mis on projektijuhtimine ja kuidas seda oma töös kasutada? Kas sissetulevate kirjade hulk võtab vahel silme eest kirjuks? Vajad teadmisi ja praktilisi oskuseid suurepäraste esitluste loomiseks? Tule koolitusele, kust saad baasteadmised alates projektide planeerimisest kuni lõpetamiseni, õpid kuidas Outlooki abil kord majja lüüa oma kirjakastis ja milliseid võimalusi pakub esitlustarkvara PowerPoint, et selle erinevaid töövahendeid parimal moel praktikasse rakendada esitluste loomisel.

Koolituse maht: 28 akadeemilist tundi, mis kõik on auditoorse ja praktilise töö tunnid (4 päeva).

Sihtgrupp: koolitus on suunatud kõigile, kes soovivad omandada projektijuhtimise alaseid baasteadmisi näiteks kontoritöötajad, sh turundus- ja müügiinimesed, juhiabid, projektijuhid, aga ka raamatupidajad, personalitöötajad jne.

Koolitusel osalemise eeldused: varasem Outlooki ja PowerPointi kasutamise kogemus. Eelnevad teadmised projektijuhtimisest pole vajalikud, sest tegemist on baaskoolitusega.

Koolituse kirjeldus

Koolitus annab algteadmised projektijuhtimisest koos eluliste näidetega. Koolituse formaat, milleks on lühiloengud koos praktiliste harjutustega, võimaldab saada ka juba klassiruumis teooriale lisaks praktilist kogemust näidisprojekti planeerimisel. Käime läbi kõik olulised baasteemad, alustades sissejuhatusest ja põhimõistetest ning jätkates projektide algatamise, planeerimise, teostamise ning lõpetamisega. Samuti räägime milliseid võimalusi pakub esitlustarkvara PowerPoint ning kuidas erinevaid töövahendeid parimal moel praktikasse rakendada. Alustame esitluse planeerimisest, slaidide lisamisest ja presentatsiooni õigest ülesehitamisest ning liigume sammhaaval edasi peamiste töövahendite juurde. Keskendume olulisel määral ka sellele, millised on esitluse üles ehitamisel ja esinemisel head tavad ning kuidas esinemisega saavutada taotletud eesmärki. Õpime tundma missuguseid võimalusi pakub Outlook lisaks tavapärasele kirjade saatmisele ja lugemisele. Uurime, kuidas Outlooki efektiivsemalt kasutada, millised on võimalused oma tööde ja tegemiste paremal planeerimisel, kuidas efektiivsemalt teha koostööd oma kolleegidega, jagada oma kalendrit, luua ühiskalendreid, delegeerida ülesandeid ning jälgida nende täitmist.

Koolitusprogramm koosneb järgnevatest koolitusmoodulitest (kliki nimele, et näha kuupäevasid ja lugeda sisust rohkem):

• Projektijuhtimise baaskoolitus
• Mõjuva ettekande loomine ja esitlemine PowerPointiga
• Efektiivne Outlook ajajuhtimise võtmes

Koolituse teemad
Projektijuhtimise baaskoolitus   16 ak h

• Põhimõisted ja projektijuhtimise põhitõed
  • Mis on projekt ja projektijuhtimine?
  • Kes on projektijuht ja mille eest ta vastutab?
  • Projekti elutsükkel
  • Projektid organisatsioonides ja seosed üldjuhtimise ning strateegiaga
• Projekti algatamine
  • Projektide algatamine
  • Probleem ja selle juurpõhjusteni jõudmine
  • Eesmärkide ja tulemite määratlemine
  • Projekti lähteülesanne
• Projekti planeerimine
  • Mis on projekti planeerimine ja miks see vajalik on?
  • Projektiplaan ja selle tüüpiline struktuur ja komponendid
  • Projekti määratlus, tegevused, ajagraafik, teekaart, lintdiagramm (Gantt), eelarve, finantseerimine ja kasumlikkuse hindamine
  • Projektorganisatsioon, juhtimisplaan ja kommunikatsioon
  • Projekti riskianalüüs ja riskide juhtimine
• Projekti teostamine ehk elluviimine
  • Miks väga suur osa projektidest ebaõnnestuvad? Mida teha, et tagada projektide õnnestumine teostamise etapis?
  • Projektide juhtimine teoorias ja praktikas
  • Inimeste, meeskondade ja enese juhtimine projektijuhtimise kontekstis
  • Tulemuslik suhtlemine ja võit-võit lahendusteni jõudmine
  • Koosolekud ja nende edukas juhtimine
  • Tarkvarad ja tööriistad, mis projektijuhti abistavad
• Projekti lõpetamine
  • Projekti enneaegne ja plaaniline lõpetamine
  • Projekti lõppraport ja analüüs
  • Retrospektiivid, tänuüritused jm lõpetamise tegevused

Mõjuva ettekande loomine ja esitlemine PowerPointiga  6 ak h

• Sissejuhatus ja peamiste töövahenditega tutvumine. PowerPointi töökeskkonna tutvustus, kiirvalikud ja nipid-trikid. Esitluse koostamise põhimõtted, ettevalmistamine ja head tavad. PowerPointi efektiivse kasutamise viis etappi.
• Slaidide lisamine ja paigutused. Kohatäidete kasutamine, uute paigutuste loomine. Piltide ja jooniste lisamine. Tabelite kasutamine – HTML tabelid, Excel. Erinevate meediumite kasutamine ja kohandamine.
• Slaidide kohandamine, kujunduste loomine, salvestamine ja rakendamine. Kujundusmallide kasutamine. Töö juhtslaididega (Slide Master). Päised ja jalused. Slaidinumbrid.
• Slaididele üleminekute lisamine. Animatsioonide kasutamise võimalused, kohandamine ja rakendamine. Head tavad ja nende rakendamine. Death by PowerPoint.
• Esitluse ülevaatamine ja esinemise ettevalmistamine. Oma loo salvestamine. Kohandatud esitlusloendid. Esinejavaate kasutamine. Koostöötamine teiste programmidega.
  
• Esinemise head tavad ja taotletud eesmärgi saavutamine.
• Erinevad esinemistehnikad ja auditooriumi vajadustega arvestamine.

Efektiivne Outlook ajajuhtimise võtmes  6 ak h

• Outlooki töökeskkonna seadistamine ja peamiste töövahenditega tutvumine.
• Postkasti sisu haldamine, meilide otsimine ja ümber paigutamine. Kategooriate kasutamine.
• Automaatsete töövoogude loomine ja automatiseerimine. Sisenevatele ja väljuvatele kirjadele reeglite lisamine.
• Outlooki rakenduste sisene koostöö. „Kontorist väljas” abimehe seadistamine. Kaustade jagamine.
• Kalendri igapäevane kasutamine – kohtumised, koosolekud ja sündmused. Ühiskalendrite kasutamine ja seadistamine.
• Koosolekute loomine ja haldamine. Õiguste moodul. Kategooriate kasutamine.
• Kontaktide haldus ja seotud info otsimine. Uute kontaktigruppide loomine ja jagamine. Ühiskaustade kasutamine.
• Ülesannete ja järeltegevuste moodul. Uue ülesande loomine ja delegeerimine ning muudatuste jälgimine.
• Erinevate Outlooki üksuste väljaprindi ettevalmistamine ja teostamine.

Koolituse eesmärk

Koolituse eesmärk on anda baasteadmised projektijuhtimisest koos praktiliste soovitustega, kuidas projekte edukalt juhtida ning anda vajalikud teadmised ja praktilised oskused Outlooki rakenduste efektiivsemaks kasutamiseks ja tööde-tegemiste paremaks korraldamiseks. Samuti on eesmärgiks tutvustada Outlookis erinevaid nippe-trikke, mis aitavad igapäevatööd kiiremini ja lihtsamalt korraldada. Koolituse eesmärk on ka anda vajalikud teadmised ja praktilised oskused suurepäraste esitluste loomiseks MS PowerPointis. Õpitakse rakendama head tava, arvestama nii auditooriumi vajadustega kui ka lähtuma enda poolt seatud eesmärgist. Tutvume erinevate esinemistehnikatega. Samuti on eesmärgiks tutvustada uusi ja põnevaid meetodeid, kasulikke töövahendeid ja erinevaid võtteid igapäevatöö lihtsustamiseks.

Koolituse õpiväljundid

Koolituse edukal läbimisel osaleja:

Projektijuhtimise baaskoolitus

• teab baasteadmisi projektijuhtimisest;
• omab kogemust lihtsamat tüüpi näidisprojekti planeerimisest;

Mõjuva ettekande loomine ja esitlemine PowerPointiga

• teab, millised on peamised töövahendid, oskab luua uusi esitlusi ning lisada slaididele erinevaid objekte;
• oskab rakendada erinevaid kujundusmalle, neid muuta ja salvestada;
• oskab kasutada juhtslaidi ja luua uusi paigutusi;
• oskab lisada ja kohandada slaidide üleminekuid ja animatsioone;
• oskab esitlust esinemiseks ette valmistada, luua esitlusloendeid ning kasutada esinejavaadet;
• teab, millised on esitluse loomisel ja esitlemisel head tavad.

Efektiivne Outlook ajajuhtimise võtmes

• teab, millised on peamised Outlooki rakendused, oskab luua ja seadistada töökeskkonda, hallata oma postkasti ja automatiseerida meilidega seotud tööprotsesse;
• oskab lisada automaatset signatuuri ning kasutada „Kontorist väljas” abimeest;
• oskab kasutada kalendrit, lisada uusi kohtumisi ning koosolekuid;
• teab, kuidas jagada kalendrit kolleegidega ning määrata õiguste tasemeid;
• oskab kasutada ülesannete ja järeltegevuste moodulit, teab peamisi tööprotsesse ning oskab ülesandeid delegeerida ja nende täitmist jälgida;
• oskab luua uusi kontaktikaarte, otsida seotud informatsiooni ning kasutada kontaktigruppe;
• oskab seadistada ja teostada erinevate Outlooki üksuste väljaprinte.

Koolituse lõpetamise tingimused: koolituse lõppedes väljastab koolituskeskus koolituse läbinule tunnistuse või tõendi. Koolituse lõppedes väljastatakse tunnistus, kui on täidetud õppekava mahust vähemalt 80% ja teised koolituskavast tulenevad nõuded (nt eksam, arvestus, praktiline töö jms). Tõend täienduskoolituses osalemise või selle läbimise kohta väljastatakse isikule juhul, kui koolituse käigus ei hinnatud õpiväljundite saavutatust või kui isik ei saavutanud kõiki õppekava lõpetamiseks nõutud õpiväljundeid.

Koolitushind sisaldab:

• ettevalmistatud töökohta vajaliku riist- ja tarkvaraga klassiruumis. Veebikeskkonnas osalejale võimaldame vajadusel kaugligipääsu koolitusel osalemiseks nõutud tarkvarale;
• õppematerjale pdf kujul ja harjutusfailid: projektiplaani, projekti teekaardi, lintdiagrammi, ajagraafiku, eelarve, riskianalüüsi alusfailid;
• koolitajat, kes omab vähemalt täiskasvanute koolitaja taset 5 või töökogemust vastavas valdkonnas;
• koolitaja konsultatsiooni õpitud teemade kohta e-posti teel pärast koolitust.

Lisaks pakume:

• vajadusel tasuta korduskoolitust, kui tunned, et mõni oskus vajab täiendamist või pidid endast mittesõltuvatel põhjustel koolituse katkestama;
• sooje jooke ja küpsiseid;
• lõunasööki igal koolituspäeval;
• tasuta parkimist (lisa kell autoaknal nähtavale kohale ning koolituskeskusesse jõudes registreeri parkimine meie parkimissüsteemis).

Õppekeskkonna kirjeldus: Õppekorralduse alused (alapunkt 8)

Täiendkoolituse õppekava rühm: juhtimine ja haldus (0413)