PowerPoint on üks levinumaid esitluste koostamise programme maailmas – seda kasutavad igapäevases töös nii tippjuhid, spetsialistid kui õpetajad ja õpilased üle maailma. PowerPointi esitlustel on oluline roll väga paljude inimeste igapäevatöös, ent liiga paljud inimesed on hädas hea esitluse koostamisega ja samuti liiga paljud on leppinud kehvade esitluste kuulamisega.
Toome sinuni 9 olulisemat aspekti, mida järgida, et järgmise esitlus oleks professionaalsem ja tulemuslikum:
1. Kõigepealt pane paika oma esitluse stiil / toon ja peamine sõnum
Ennem, kui PowerPoint esitlust looma hakkad, mõtle läbi ning pane paika, kes on selle sihtrühm ning kus ja kuidas seda esitled. Nii tagad just sellesse olukorda sobiva ja mõjusama tulemuse.
Kas esitlemine toimub virtuaalses keskkonnas või füüsilises ruumis? Kas formaat on vaba või ametlik? Kas publik on vaid kuulavas rollis või on eesmärk tekitada elav diskussioon? Kes on publik? Mis on olulisim sõnum?
2. Pea meeles, et sinu esitlus ≠ slaidid!
Slaidide roll on toetada sõnumit, mida oma publikuni viid. Mida põhjalikumalt oled ennem slaidide loomist läbi mõelnud sõnumi, mida esitlusega edasi anda, seda lihtsam on slaide luua ning esitlus loogiliselt üles ehitada.
3. Vali isikupärane ja konteksti sobiv disain
Kasuta PowerPoint esitluse stiilile ja toonile sobivat kujundusmalli, mida on lihtne slaidide loomisel kasutada ja ka esitluse ajal vaadata.
Kõige kergema vastupanu teed minnes kasutatakse tihti valmis kujundusmalle (template). Sel puhul soovitame valitud template’i isikupärasemaks muuta, et jätta professionaalsem ja meeldejäävam mulje. Nii valmis kujundusmalli kasutades kui päris oma disaini luues ära pinguta üle värvide, graafiliste elementide ja animatsioonidega.
4. Igal slaidil olgu üks keskne mõte
Hoia oma slaidid lihtsad ja konkreetsed. Igal PowerPoint esitluse slaidil peab olema üks keskne point, mida iga slaidil olev sõna, pilt ja element toetab.
5. Kasuta piisavalt suurt ja loetavat kirjastiili
Suurem kiri ja kergelt loetav font aitavad ettekande publikul slaidi mõttest paremini aru saada ning seda ka meeles pidada. Vastavalt esitlusruumi ja ekraani suurusele tuleks valida sobiv kirjasuurus, üldiselt ei ole alla 24pt soovitatav.
6. Väldi nimekirjade koostamist
Väldi pikki nimekirju ja liigset bulletite kasutamist – need viivad kuulaja tähelepanu liialt tekstile ning ettekande kuulamise asemel hakatakse slaidi lugema. Kui kasutad bulleteid, siis veendu, et need on tõepoolest vajalikud (täiendavad slaidi peamist mõtet) ning võimalikud lühikesed ja konkreetsed.
7. Lihtsusta andmeid ja graafikuid
Andmete lisamine PowerPoint ettekandesse võib luua suurt lisaväärtust, kui need on esitatud arusaadavalt. Kasuta esitluses vaid neid andmeid, mis toetavad esitletavat sõnumit ning lihtsusta neid võimalusel nii sisult kui vormilt. Samuti proovi Excelist või mujalt kopeeritud graafikute asemel luua antud esitluse disainiga sobivad (info)graafikud. Ära unusta lisada andmete allikate infot!
8. Kasuta vaid kvaliteetseid pilte ja videosid
Asjakohased pildid, videod või animatsioonid annavad PowerPoint esitlusele palju juurde ning aitavad publiku hoida ärksana. Uuringud tõestavad, et õigesti valitud visuaal aitab infot oluliselt paremini ka meelde jätta, kuid veendu, et pilt on kvaliteetne. Udune, kohatu või internetist leitud labane pilt jäta lisamata, see teeb pigem kahju. Samuti veendu, et pildil/videol on ka kasutusõigus!
9. Ära liialda animatsioonidega
Liigsed vigurid slaidide vahetamisel või tekstis tekitavad palju visuaalset “müra” ning muudavad esitluse raskelt jälgitavaks. Mida lihtsam ja konkreetsem on slaid, seda meeldejäävam on sellel esitatav info. Ja mida sujuvam on esitluse kulg, seda selgem on esitletav sõnum.
PowerPointi oskuste täiendamiseks soovitame koolitusi:
- Klassikoolitus algajatele: MS PowerPoint: esimesed sammud
- Klassikoolitus inimestele, kelle jaoks on presentatsiooni loomine tähtis töövahend: Mõjuva ettekande loomine ja esitlemine PowerPointiga
- Inglise keeles on võimalik iseseiseva e-õppena läbida koolitust nii algajatel kui ka edasijõudnutel.
